企业为什么需要BI

       

目前，我国企业对于信息化管理系统的应用已经越来越普遍，应用水平也越来越高。很多企业和单位都已经建立了比较完备的信息管理系统，比如企业资源计划（ERP）、客户关系管理（CRM）、财务管理、人力资源管理（HRM）、供应链管理（SCM）、零售管理（POS）、办公自动化（OA）等系统。信息管理系统在商业和企业的广泛应用，不仅改变着人们的思想观念，而且更深层次的改造着传统企业的经营环境、经营手段和经营方式。随着大量业务信息的积累，各管理系统之间的业务信息无法相互调用、对比、分析和综合统计，形成了各系统之间、各业务部门之间的信息孤立，从而形成了信息孤岛。虽然各个信息管理系统本身都具有各自的信息分析和业务统计报表，但是这些孤立、片面的信息分析和业务统计报表已经远远不能满足企业决策的需要，企业各分部只能通过Excel报表手工统计综合数据，其增加的重复统计和工作量且不说，数据的可靠性、完整性、即时性都将大打折扣，严重制约了企业对信息化管理系统的充分利用。
在以往的信息化管理过程中，各信息管理系统只针对各系统业务数据进行统计分析，而无法对与业务关联的其他信息进行参考比较，更无法进行全面多维的综合（或分类）信息统计分析。企业决策者无法对突发性事件进行机动处理，只能以经营现象的定性分析和经营经验为依据。随着现代企业规模的不断扩大，市场竞争的日益激烈，商品种类日益繁多，企业规模不断扩大，营销手段不断丰富，客户类型不断细分，商品市场越来越趋于“小批量、多品种、多形式、多规格”，且流行周期短，市场现象越来越复杂多变，突发性事件也越来越多，市场决策的正确性无不依赖于多角度、多维度、精细化的大量信息数据及时高效的多元分析和准确统计。而这些跨系统集中海量信息的综合统计和智能化分析，无不依赖于企业对商业智能（BI）系统的实施和应用。

        比如：

1．在区域销售统计中，ERP系统中显示的销售信息和CRM系统中显示客户信息之间有什么关联？这些关联有什么规律？这些规律反映了各个区域在业务流程中出现了什么问题？是管理问题、还是区域差异、客户满意度所造成的问题？

2.怎样才能看到真实的区域管理信息？如果ERP、CRM、OA等系统不能采集到足够的终端管理信息，是否可以通过自建的管理表格（如Word、Excel等）采集数据，通过BI直接由总部统计分析？

3.新品上市为什么在各个区域的销售量不同？是区域销售能力问题？还是不同地区的客户对新品的满意度有差异？怎样根据区域客户的兴趣分布产品销售？

4.业务人员怎样根据自己的想法设计信息分析工具？不同的业务人员对客户的哪些信息感兴趣？这些信息对产品设计有什么样的价值？

5.在不同的销售区域，哪些销售信息是有用的？哪些客户信息是有用的？这些信息代表了什么趋势？这些趋势通过什么方式来预警？

6.不同销售区域的销售成本为什么不同？它和区域管理、客户关系、销售额之间是什么关系？

7.在不同的部门、不同的区域、不同的职能之间，设计什么样的绩效方法是有效的？它的实际执行效果又如何？

8．竞品每天的价格是否有变动？这些变动是否影响销量？

9．怎样通过综合信息统计分析设计适合客户接受的产品？这些信息通过什么方式进行采集？如果以往的信息管理系统不能采集到相关信息，是否通过其他方式进行采集？由BI系统进行分析？

         诸如以上这些（还有很多，不详细列举）企业经常遇到的问题，是一个独立的信息管理系统无法实现的，只有采用BI系统，经过大量的数据提取、转换、设计、加工和技术实施才能够做到的。

         近年来，随着企业规模化发展的不断深入，商业连锁化、大流通、大市场的发展趋势已经日渐成熟，计算机网络使连锁店的商品流、资金流、信息流为一体的自动化操作成为现实，但是生产商、经销商和零售商之间的信息却由于系统孤立而无法相互交换，使企业的销售信息、库存信息、竞品信息出现堵塞，从而给产品设计、成本控制、区域管理等方面带来了很多困难，BI系统正是企业解决这些问题的强有力的帮手。BI系统不仅可以采集已有的信息管理系统数据进行统计分析，还可以对企业扩展的信息数据进行统计分析，互联网销售信息也是BI的数据分析对象。BI系统为企业的信息化管理提供了强大的决策支持，是信息化管理的倍增器。

国信智能BI产品介绍

         国信智能XReport智能数据分析软件是公司在总结多年数据中心、商业智能系统建设的经验基础上，充分吸收了商业智能领域的先进设计思想，并吸取了国内广泛应用的EXCEL表格工具的特色，经过充分融合之后形成的先进实用的智能数据分析软件。 该软件基于J2EE企业架构，实现面向数据的层次化体系设计思想，将数据仓库建设的核心技术，包括数据抽取转换加载（ETL）、操作数据存储（ODS）、在线联机分析处理（OLAP）、预测分析（PA）等技术充分融入软件体系设计当中，并充分吸纳了EXCEL的易用灵活性，通过将报表表现与数据逻辑分层管理的设计，实现了统计分析随需而变的功能特征，同时体现了中国式报表的本地化特点。

XReport体统架构图

         XReport能够将用户需要的BI方案建立在稳定、整合的平台之上，能够为用户提供数据管理、安全性控制、连接数据源以及访问、分析和共享信息的功能，能够满足BI平台的标准化和兼容性的需要。XReport面向终端使用者，直接访问业务数据，能够使管理者从各个角度出发分析利用商业数据，及时地掌握组织的运营现状，作出科学的经营决策的系统。XReport可实现从简单的标准报表浏览到高级的数据分析，满足组织内部人员的需求，系统涵盖了常规意义上商业智能（BI）系统的功能，主要构架包括以下几个方面：

        1. 读取数据：
         XReport系统可读取多种格式（如Excel、Access、PDF、Word）的文件，同时可读取关系型数据库 (对应ODBC)中的数据。

        设置项目类型： 作为数据的项目类型，除按钮（文字项目）、数值项目以外，还可以设置日期表示形式的日期数据项目、多媒体项目和不需要生成按钮但在列表显示中能够浏览的参照项目。

         期间设置： 日期项目数据可以根据年度或季度等组合后生成新的期间项目。同样，时间项目数据可以根据上午、下午或时间带等组合后生成新的时间项目。

        设置等级： 对于数值项目，可以任意设置等级，生成与之相对应的按钮。例如，可以生成与年龄项目中的20岁年龄段、30岁年龄段的等级相对应的按钮。

        2.分析功能：

        关联分析主要用于发现不同事件之间的关联性，即一个事件发生的同时，另一个事件也经常发生。关联分析的重点在于快速发现那些有实用价值的关联发生的事件。其主要依据是，事件发生的概率和条件概率应该符合一定的统计意义。例如，一个开设储蓄账户的客户很可能同时进行债券交易和股票交易。利用这种知识可以采取积极的营销策略，扩展客户购买的产品范围，吸引更多的客户。

        显示数值比例/指示显示顺序： XReport可使数值项目的数据之间的比例关系通过按钮的大小来呈现，并显示其构成比，还可以改变数值项目数据的排列顺序等。选择按钮后，动态显示不断发生变化。这样能够获得直观的数据比较效果，并能够凸显差异，便于深入分析现象背后的本质。

         监视功能： 预先设置条件，使符合条件的按钮显示报警（红）、注意（黄）信号，使问题所在一目了然。比如：上个月销售费用多于50万元的区域出示警告（黄色标出），少于10万元的报警（红色标出）。执行后，系统就把区域名称的按钮用相应的颜色表示出来。

        按钮增值功能： 可将多个按钮组合，形成新的按钮。比如：把[4月]、[5月]、[6月]三个按钮组合后得到新的按钮[第2季度]。

        记录选择功能： 从大量数据中选择按钮，取出必要的数据。挑出来的数据可重新构成同样的操作环境。这样用户可以把精力集中在所关心的数据上。

         多媒体情报表示功能： 由数码相机拍摄的照片或影像文件、通过扫描仪输入的图形等多媒体文件、文字处理或者电子表格软件做成的报告书、HTML等标准形式保存的文件等，可以通过按钮进行查找。

        分割按钮功能： 在分割特定按钮类的情况下，只需切换被分割的个别按钮，便可连接不断实行已登录过的定型处理。

        程序调用功能： 把通过按钮查找抽取出的数据，传给其他的软件或用户原有的程序，并执行这些程序。

       查找按钮名称功能： 通过按钮名查找按钮，可以指定精确和模糊两种查找方法。另外，其他的按钮类也可以对查找结果相关的数据进行限定。

        3.丰富的画面：

       列表画面： 可以用and/or改变查找条件，可以进行统计/排序。统计对象只针对数值项目，统计方法分三种：合计、件数、平均，而且可以按照12种方式改变数值的显示格式。

       视图画面： 提供切换视角和变换视图功能，通过变换与设置条件相应的数值（单元格）的颜色表示强调。依次变换视角可进行多方面的数据分析。视图的统计对象只针对数值项目，统计方法有合计、平均、构成比（纵向、横向）、累计(纵向、横向)、加权平均、最大、最小、最新和绝对值等12种。

       数值项目切换： 通过按钮类的阶层化（行和列最多可分别设置8层），由整体到局部，一边分层向下挖掘，一边分析数据，可以更加明确探讨问题所在。

       图表画面： XReport系统使用自己开发的图形库，提供柱形图、折线图、饼图、面积图、柱形+折线等。在图表画面上，也可以像在阶层视图一样，自由地对层次进行挖掘和返回等操作。

       4. 数据输出功能：
        　打印统计列表和图表画面等，可将统计分析好的数据输出给其他的应用程序使用，或者以HTML格式保存。

       5. 定型处理：
        　所需要的输出被显示出来时，进行定型登录，可以自动生成定型处理按钮。以后，只需按此按钮，即使很复杂的操作，也都可以将所要的列表、视图和图表显示出来。

       6. 个性化使用：
        　从理论上讲BI工具是没有行业限制的，它最终处理的都是数据，展现的是分析图表。但不同的行业及每个企业又都拥有其各自的特点。使用通用的BI平台即便是解决了这些企业的BI需求，但往往在分析上针对性不强，使用上也不符合企业原有的使用习惯。
         正是基于这种情况，XReport 为每一个BI企业用户提供针对性的定制化服务，通过以往实施BI系统的专业经验，根据企业的具体需求提供相应的解决方案，并进行快速的定制开发和功能扩展。

       7. 系统应用范围：
        商业智能系统可辅助建立信息中心，如产生各种工作报表和分析报表。用作以下分析：

        销售分析： 主要分析各项销售指标，例如毛利、毛利率、交叉比、销进比、盈利能力、周转率、同比、环比等等；而分析维又可从管理架构、类别品牌、日期、时段等角度观察，这些分析维又采用多级钻取，从而获得相当透彻的分析思路；同时根据海量数据产生预测信息、报警信息等分析数据；还可根据各种销售指标产生新的透视表。

        商品分析： 商品分析的主要数据来自销售数据和商品基础数据，从而产生以分析结构为主线的分析思路。主要分析数据有商品的类别结构、品牌结构、价格结构、毛利结构、结算方式结构、产地结构等，从而产生商品广度、商品深度、商品淘汰率、商品引进率、商品置换率、重点商品、畅销商品、滞销商品、季节商品等多种指标。通过系统对这些指标的分析来指导企业商品结构的调整，加强所营商品的竞争能力和合理配置。

        人员分析： 对公司的人员指标进行分析，特别是对销售人员指标（销售指标为主，毛利指标为辅）和采购人员指标（销售额、毛利、供应商更换、购销商品数、代销商品数、资金占用、资金周转等）的分析，以达到考核员工业绩，提高员工积极性，并为人力资源的合理利用提供科学依据。主要分析的主题有，员工的人员构成、销售人员的人均销售额、对于销售的个人销售业绩、各管理架构的人均销售额、毛利贡献、采购人员分管商品的进货多少、购销代销的比例、引进的商品销量如何等等。

关键技术指标：

       1. 模板设计与Excel格式完全兼容，实现业务上所得即所需，克服了其它报表系统封闭或无法完全导入已有报表（只能处理数据版式数据丢失等）——兼容性

       2. 基于单元格的规则生成定义能胜任各类异型复杂报表的设计与制作，支持一表多源的强大功能——功能强

       3. 参数化任务调度，灵活的调度机制使得繁杂的日常报表生成工作变得得心应手——灵活性

       4. 完善的报表模板类别、报表信息管理、报表部署管理、用户分组权限管理，实现总部对于各分公司报表的生成、分发部署的工作安全而高效。——可管理性

       5. 详实的稽核与日志管理以及任务监控的断点重载功能，使得系统在稳定性、效率方面大大增强。——稳定与效率

       6. 基于目录（数据源内容的逻辑子集）的数据源访问策略以及交互式向导式的用户UI，大大提高了规则设计的方便性——易用性、设计效率

       7. 基于OLEDB的数据源连接手段，从低层数据源连接技术上确保了数据处理效率的提升，同时兼容ODBC方式——效率与兼容性

       8. 基于WEB的前台统一报表门户，统一的安全管理与登录，各分公司查看所属的报表简单而快捷——分布式、易用性

         Xreport智能数据分析系统既能克服Excel等桌面报表系统之不足，又能满足企业、部门、业务板块等进行业务日常运营统计汇总之需要,同时具有BI报表的数据处理多维分析等功能。

         Xreport智能数据分析系统特别适用于复杂数据源连接、需求与生产系统环境经常变化、数据源质量不高、表中各单元格数据差异性大、批处理任务与调度性强、支持Internet模式等要求。

实施BI的三大风险

        企业经过多年的积累，大部分中大型的企事业单位已经建立了比较完善的CRM、ERP、SCM、MIS、OA等基础信息化系统。这些系统运行了一段时间以后，必然为企事业单位积累了大量的历史数据。但是，各个系统所提供的统计信息对于决策者来说是孤立的、片面的、失去关联的，远远不能满足信息分析和辅助决策的需要。如果不能进行进一步的加工处理，这些大量数据对于决策者（或业务人员）来说，只是一些无法看懂的天书。决策者（或业务人员）所需要的是信息，是他们能够看懂、理解并从中受益的统计分析对象。此时，如何把数据转化为信息，使得决策者（或业务人员）能够充分掌握、利用这些信息，并且辅助决策，就是BI主要解决的问题。

       BI实施是一项庞大的系统工程，对于企业来说具有很大的实施风险，比如缺乏历史数据支持、理解上存在误区等等都可能导致BI系统的实施不能达到预期目标，甚至导致整个系统实施的失败。通常来说，实施BI系统存在三大风险：

       1. 企业信息化管理系统不能提供可靠的信息。

       据《商业周刊》的一项研究显示，43%的商业人士不能确信他们企业内部的信息是否准确，77%的被访者表示他们因为缺乏可信的信息而做出过失败的决策。这其中，数据的质量存在很大的问题。集团企业的信息数据非常庞大，这些信息需要专业的工具来清洗和改良，还要预防质量低下的数据输入系统。如果企业数据在信息化管理的过程中对信息质量的要求不够，很容易使BI系统的统计分析出现不真实、不准确的结果，影响到BI实施的成功率。外资企业在业务流程中，就特别地强调客户信息搜集的准确性，这使得它们在把握客户需求和产品创新上占得了优势。

       2. 能否根据业务特征设计出企业实际需要的分析模型。

       对于非技术人员而言，系统操作的简便程度如何，很可能成为能否普及BI的一大关键。也就是说，企业管理者希望简捷、自动地获取信息，而不是被迫学习和认知一个全新的环境，或者依赖于IT部门的帮助。特别是，IT部门要和业务人员围绕着企业实际需要业务信息来设计信息分析模型，有利于为系统提供一个易于操作、符合需要的界面环境。

       3. 不要陷入贪大求全的误区。

       　BI系统要分步骤、按计划、循序渐进地进行实施，要根据企业对业务对象理解的不断深入而设计分析主体和统计工具，不要贪大求全，一步到位。要从最迫切的业务入手。国信智能公司通过很多BI实施经验表明，准备充足、分步骤实施BI项目的成功率远高于一步到位的成功率。企业可以将BI作为一个独立的庞大系统，把企业中所有的业务数据全部放在一个数据仓库里，进行多维分析；也可以将其嵌入到各项单独的业务数据中，进行单独的业务分析。

成功实施BI的四个建议

       　尽管BI的应用价值得到很多企业的认可，但一些想构建BI系统的企业还有些迷茫，那么，它们应该从何入手？在上系统之前应做好哪些准备？

       1. 实施BI项目要想大做小，从最迫切的业务入手。先把最紧要的业务管理起来，以便迅速响应市场需求，做出最佳决策。积累了一定经验后，再逐渐增加BI系统继续对其他业务进行决策分析，这样可以在一定程度上规避风险，因为实施BI系统也要进行流程重整，一个部门的整顿对公司的影响要比整个公司整顿的影响小得多，就好比动小手术总要比做大手术的疼痛小一些一样。

       2. 以业务趋动而非IT趋动。很多企业明白这样的道理，应该由业务部门的需求主导软件的设计和开发。但由于业务人员的水平不足以达到提出未来管理模型架构，若出于这样的原因，企业应该给予IT部门绝对的权威，让它有权要求业务部门配合IT部门共同协商提出需求模型，以尽量准确地把握企业的业务发展方向。

       3. 要成立专门的数据分析部门。企业对数据进行优化的目的，是要从中找出最有价值的数据，这些有价值的数据挖掘出来后，如果没有相应的人对其进行跟踪处理，BI的价值也就只停留在报表层面了。

       4. BI是一把手工信息化工程。一把手的角度，是从提高企业效益的目的出发，没有一把手的大力支持，企业的业务流程调整会遇到很大阻力，甚至是难以贯彻下去。

        因此，在决定实施BI系统之前，企业要慎重考虑哪些业务首先需要决策支持，这项业务的内部流程是否清楚，如何对其进行内部流程重整。并要配套相应的部门来专门负责数据的跟踪和优化分析，这样企业的决策才会变得越来越理性客观。